2 Configurando o sistema de contas a pagar.
Este capítulo contém os seguintes tópicos:
É possível configurar país para contas a pagar para a Argentina, Itália, Japão, Polônia e Rússia.
2.1 Compreendendo a configuração do sistema para contas a pagar.
Antes de usar o sistema JD Edwards EnterpriseOne Accounts Payable, você deve definir certas informações que o sistema usa durante o processamento. Você define esta informação para personalizar o sistema para as necessidades da sua empresa.
Esta tabela descreve as informações de configuração para o sistema JD Edwards EnterpriseOne Accounts Payable:
Se o sistema verifica se o valor e o número de documentos em um lote de vouchers se equilibram nos totais que você inseriu separadamente.
Se você precisa de aprovação de gerenciamento de lotes de documentos antes de publicar.
Como o sistema cria entradas de compensação automática.
Se o sistema verifica se os números de fatura do fornecedor não são duplicados.
O número de dias nos intervalos de tempo nos relatórios de envelhecimento.
2.2 Configuração de Constantes para Contas a Pagar.
Esta seção fornece uma visão geral das constantes do sistema JD Edwards EnterpriseOne Accounts Payable e discute como configurar constantes.
2.2.1 Compreendendo Constantes de Contas a Pagar.
Constantes fornecem uma estrutura básica para o funcionamento do seu sistema JD Edwards EnterpriseOne Accounts Payable, com base nas necessidades da sua empresa. Geralmente, uma pessoa configura todas as constantes. É recomendável que você não altere as constantes depois de configuradas porque isso pode produzir resultados indesejáveis. Também é recomendado que você assegure que apenas o pessoal autorizado possa acessar e alterar as constantes das contas a pagar.
As configurações para constantes são carregadas durante a inicialização do software. Portanto, para que as configurações entrem em vigor, você deve reiniciar o sistema depois de definir constantes.
As constantes de contas a pagar são armazenadas na tabela Constantes Gerais (F0009).
Constantes para o sistema JD Edwards EnterpriseOne Accounts Payable incluem essas opções:
Controle de lote necessário.
A constante Batch Control Requisito permite que você especifique se deve rastrear o número total e a quantidade de um lote de vouchers. Ao ativar essa constante, você pode verificar o valor total esperado em relação ao valor total inserido imediatamente depois de inserir cada lote.
Aprovação do gerente de entrada.
A confirmação do Gerenciador da Constante de Entrada permite que você especifique se a aprovação da gestão dos lotes é necessária antes que os lotes possam ser postados.
Método de deslocamento automático.
A constante do Método de deslocamento automático permite que você especifique como o sistema faz as entradas de compensação para o passivo de contas a pagar e as contas de desconto quando você envia os comprovantes para o caderno de contas.
Estão disponíveis três métodos de compensação:
S: Deslocamento único por item de pagamento.
Y: Um deslocamento por documento.
Você deve considerar o método de liquidação intercompanhia selecionado nas Constantes de Contabilidade Geral ao decidir sobre o método de compensação automática para selecionar.
Para o método de liquidação entre empresas 1 (método Hub), você pode usar qualquer um dos métodos de compensação observados anteriormente.
Para o método de liquidação entre empresas 2 (Método detalhado), você pode usar qualquer um dos métodos de compensação apontados anteriormente.
Para o método de liquidação entre empresas 3 (Método do Hub configurado), você pode usar o método de desvio S ou Y, mas não B.
Edição numérica de fatura.
A Constante de Edição de Número de Fatura permite que você configure seu sistema para que ele o avise quando ele detecta faturas duplicadas. As faturas duplicadas podem ocorrer quando uma fatura do fornecedor é inserida acidentalmente duas vezes. Você pode inserir um desses códigos:
H: erro difícil após a duplicação.
Ao inserir H, você pode forçar os usuários a inserir um número de fatura para cada voucher.
N: Não edite para duplicação.
Y: Aviso após duplicação.
Dias de envelhecimento para contas a pagar.
As colunas em seus relatórios de envelhecimento são calculadas com base no número de dias em cada intervalo de tempo que você configurou.
2.2.2 Formulários Usados para Configurar Constantes de Contas a Pagar.
2.2.3 Configurando Constantes de Contas a Pagar.
Acesse o formulário Constantes de contas a pagar.
Controle de lote necessário.
Marque a caixa de seleção para que o sistema exiba um formulário adicional ao inserir um lote. Você insere o número total de documentos eo valor total que você espera que o lote contenha. Quando você terminar de inserir cada lote e fechar o programa, o sistema exibe a diferença, se houver, entre os totais que você esperava entrar e os totais que você realmente inseriu. Se você não selecionar a caixa de seleção, o sistema não exibirá o formulário adicional.
Aprovação do gerente de entrada.
Selecione esta caixa de seleção para especificar que um gerente deve aprovar lotes. O sistema atribui um status pendente ao lote, e um gerente deve aprová-lo antes de poder ser postado. Se você não selecionar essa caixa de seleção, o sistema atribui um status Aprovado ao lote e o lote não requer aprovação do gerente.
Digite um código para especificar como o sistema gera a entrada de deslocamento (tipo de documento AE) na tabela F0911 quando os comprovantes, pagamentos e rascunhos são publicados no razão geral. O sistema gera entradas de deslocamento apenas para os contadores de valores reais (AA) e moeda estrangeira (CA). Os valores são:
B: cria uma entrada de compensação para cada lote por conta se todas as transações no lote estiverem na moeda doméstica. Você não pode usar esse método para processamento de várias moedas porque os programas de pós não podem publicar lotes de transações que contenham uma ou mais moedas estrangeiras ou alternativas.
Y: cria um deslocamento para cada documento.
S: cria um deslocamento para cada item de pagamento.
Duplicar edição de número de fatura.
Digite um código que especifica se o sistema JD Edwards EnterpriseOne Accounts Payable valida o número da nota fiscal para determinar se é uma duplicata. Os valores são:
H: Valida o número da nota fiscal. Se o número da fatura for um número duplicado, o sistema emite uma mensagem de erro e exige que você insira um número de fatura exclusivo.
Y: Valida o número da nota fiscal. Se o número da fatura for um número duplicado, o sistema emite uma mensagem de aviso, mas não exige que você insira um número de fatura exclusivo. O sistema permite a duplicação.
N: Não valida o número da fatura e não emite uma mensagem de erro, independentemente de o número da fatura que você inserir é uma duplicata.
Para localizar números de fatura duplicados, execute o relatório Suspeitos de pagamentos duplicados (R04601).
O sistema não valida números de fatura para comprovantes com o tipo de documento NO. Esses vouchers são criados pelo programa Gerar Reembolsos (R03B610).
Especifique o final do primeiro intervalo usado para dados de envelhecimento em relatórios de contas a pagar.
Especifique o final do segundo intervalo usado para dados de envelhecimento em relatórios de contas a pagar.
2.3 Configurando UDCs para contas a pagar.
Muitos programas no sistema JD Edwards EnterpriseOne Accounts Payable usam UDCs para processar informações. A maioria dos UDCs para o sistema JD Edwards EnterpriseOne Accounts Payable são fornecidas com dados predefinidos. Você pode alterar ou excluir os dados predefinidos se não estiver codificado, e pode adicionar UDCs para atender às suas próprias necessidades. Você não deve alterar o código do produto, o tipo de código ou o nome da descrição para os UDCs no sistema JD Edwards EnterpriseOne Accounts Payable.
Os UDCs específicos de país para operações de contas a pagar existem para muitos países. Consulte os guias para cada país para obter informações sobre os requisitos específicos do país.
2.3.1 Códigos de tipo de documento do voucher.
Um código de tipo de documento é um dos campos principais, juntamente com o número do documento, a empresa de documentos e a data GL, que liga registros em vários sistemas que fazem parte da mesma transação. Configure o UDC do Tipo de Documento - Vouchers Only (00 / DV) com os códigos que você usa para comprovantes.
O sistema JD Edwards EnterpriseOne Accounts Payable mantém códigos de tipo de documento de comprovante e códigos de tipo de documento correspondentes. As transações com códigos de tipo de documento de voucher podem existir por si só. Ou seja, eles não precisam ser associados a um documento que tenha um código de documento diferente para ser completo. Os códigos de tipo de documento do voucher não são codificados.
Esses códigos estão incluídos no software; Você pode alterá-los e adicioná-los:
Você também configura a tabela UDC de 00 / DV com código para rascunhos. Um rascunho é uma promessa de pagar uma dívida. O processamento de rascunho é uma variação do processamento de pagamento automático e usa a mesma configuração.
Esses UDCs são necessários para o processamento de rascunho:
PV (voucher).
D (rascunho aceito).
Outros estados de pagamento, conforme necessário.
2.3.2 Correspondência de códigos de documento.
Configure os tipos de documento para documentos correspondentes na tabela Documentos de documentos - Todos os documentos (00 / DT). Os códigos de tipo de documento correspondentes representam documentos que não podem existir por si mesmos. Você deve anexar (ou combinar) cada um a um documento de voucher correspondente. Todos os códigos de tipo de documento correspondentes são codificados.
O sistema fornece esses códigos para os documentos correspondentes que você usa quando você entra nos vouchers:
2.3.3 Códigos de status de pagamento (00 / PS)
Os códigos de status de pagamento indicam se um voucher é aprovado, pendente, pago e assim por diante. Você atribui um código de status de pagamento a um voucher para alterar o status que o sistema atribuiu. Alguns códigos de status de pagamento são codificados.
O sistema fornece esses códigos de status de pagamento:
A: Aprovado para pagamento.
H: Mantenha a aprovação pendente (não codificada).
Você pode configurar códigos adicionais para cada tipo de status de retenção para vouchers:
%: O imposto retido na fonte se aplica.
#: Pagamento em processo.
O sistema marca todos os vouchers que você selecionou durante o processamento de pré-pagamento com um # para evitar alterações no comprovante até o processamento do pagamento estar completo.
Z: O Voucher foi selecionado durante o processo de pagamento manual.
Esse status aparece para um voucher quando você selecionou o voucher para ser pago por um pagamento manual, mas ainda não clicou em OK no formulário de Entrada de Pagamento Manual.
2.3.4 Códigos de Instrumentos de Pagamento (00 / PY)
Os códigos do instrumento de pagamento indicam vários métodos de pagamento, tais como transferência de fundos, cheques e eletrônicos. Você atribui um código de instrumento de pagamento a cada voucher. Configure um código para cada tipo de instrumento de pagamento que você usa. Em branco é o valor padrão.
O sistema fornece esses códigos de instrumento de pagamento codificados:
X: verificação eletrônica de intercâmbio de dados (EDI).
O sistema fornece esses códigos de instrumento de pagamento que não são codificados:
C: verifique (8,75 polegadas).
N: Verificações de impressão - Brasil.
T: Transferência eletrônica de fundos (EFT).
W: verifique (8,5 polegadas).
2.3.5 Código de Manuseio Especial - AP Pymt (00 / HC)
Você atribui códigos de manipulação especiais para vários tipos de instruções especiais de manuseio, como o anexo de remessa. Os códigos de manipulação especiais não são codificados. Configure um código para cada tipo de instruções especiais de manuseio que você usa.
Exemplos de códigos especiais de manipulação incluem:
Anexo do formulário de inscrição.
Retorna o pagamento ao departamento de impostos.
2.3.6 1099 Códigos de processamento (04 / TR e 01/07)
O sistema JD Edwards EnterpriseOne Accounts Payable usa UDCs para selecionar vouchers para o processamento do formulário 1099 do IRS. Esses UDCs especificam qual formulário IRS 1099 e qual caixa no formulário que um voucher se aplica.
As tabelas do UDC no sistema JD Edwards EnterpriseOne Accounts Payable para processamento 1099 são:
Tipo de retorno (04 / TR)
1099 Código de Relatórios (01/07)
O software é instalado com os valores para o tipo de retorno - 1099s (04 / TR) UDCs. No entanto, para os 1099 Códigos de Relatórios (01/07), você deve especificar os códigos a partir dos quais o sistema seleciona e processa vouchers usando a tabela F045143.
2.3.7 Códigos de tipo de banco (00 / BT)
Você define códigos de tipo de banco (00 / BT) para configurar várias contas bancárias para fornecedores. Quando você define códigos para tipos de banco, você pode usar qualquer código, exceto aqueles que estão codificados no sistema, como os tipos V, C, D, P, G, M e B.
Quando você atribui um código de banco a um fornecedor, é criado um registro para esse fornecedor na tabela de Status da Conta Bancária do Vendedor Múltiplo (F0401M) com o Pré-aviso Padrão de P para indicar que o fornecedor possui mais de uma conta bancária para fazer pagamentos para.
2.3.8 Caráter substituído (04 / RC)
Se o arquivo de texto que você transferir contém letras ou caracteres especiais que não são reconhecidos pelo banco, você pode configurar caracteres de substituição no UDC 04 / RC.
Ao contrário da maioria dos códigos UDC, o sistema não usa o código que você especifica neste UDC; ele usa o primeiro caractere do campo Descrição 1 e o substitui pelo primeiro caractere no campo Descrição 2. Por exemplo, você pode substituir a letra Z pelo número 0. Se você deixar o campo Descrição 2 em branco ou acidentalmente inserir o valor no segundo espaço do campo, o sistema substituirá o caractere que você especificou no campo Descrição 1 com o espaço em branco.
O sistema usa esta tabela somente se a opção de processamento apropriada estiver ativada no programa P0457D.
O sistema verifica o arquivo de texto para os caracteres que são especificados no campo Descrição 1 na UDC 04 / RC. Em seguida, substitui os caracteres com os caracteres alternativos que você especifica no campo Descrição 2. Assim, o sistema exclui os caracteres inaceitáveis do arquivo de texto e os substitui por caracteres aceitáveis. Por exemplo, se o banco não reconhecer letras de umlauted, você pode substituí-las pelo equivalente de duas letras, como ae for & auml ;, oe for & ouml ;, e assim por diante.
O sistema substitui um único personagem com vários caracteres apenas para os formatos alemães German German Bank File Format e Statement Diskette, e Create A / P Bank Diskette - Germany. Quando você usa o UDC de caracteres substituídos para outros programas, o sistema substitui o caractere identificado no campo Descrição 1 com apenas o primeiro caractere no campo Descrição 2.
Você pode especificar que o sistema substitua um único caractere por um caractere alternativo ou com vários caracteres alternativos. Quando você especifica vários caracteres alternativos, o comprimento da seqüência de caracteres não muda; se a string original for de três caracteres, a string modificada é de três caracteres. O sistema descarta certos caracteres da string se a inserção de todos os caracteres alternativos resultaria na string modificada que exceda o comprimento permitido da string.
Estes exemplos ilustram como o sistema substitui um único personagem por vários caracteres:
2.3.9 Caracteres especiais (04 / SC)
Se o arquivo de texto que você transferir contém letras ou caracteres especiais que não são reconhecidos pelo banco, você pode adicioná-los à UDC 04 / SC e substituí-los pelo valor especificado na opção de processamento do programa Copiar banco de arquivo para disquete (P0457D).
Ao contrário da maioria dos códigos UDC, o sistema não usa o código que você especifica neste UDC; ele usa os caracteres que você define no campo Descrição 1. Você pode especificar até 30 caracteres no campo Descrição 1 e, se precisar de mais, você pode adicionar outro código e especificar caracteres adicionais no campo Descrição 1 para esse código. O sistema substitui todos os valores no campo Descrição 1 para todos os códigos com o valor na opção de processamento.
Por exemplo, se você digitar! @ # $% No campo Descrição 1 e digite / no valor da opção de processamento correspondente, o sistema substitui cada instância de! , @, #, $ e% no arquivo de texto com /.
Para substituir caracteres com espaço em branco, deixe a opção de processamento de substituição em branco. Se você não quer usar caracteres de substituição, não configure nenhum código no UDC 04 / SC.
2.4 Configurando Próximos Números para Contas a Pagar.
Esta seção fornece visões gerais dos próximos números para o sistema JD Edwards EnterpriseOne Accounts Payable e discute como configurar os próximos números para o sistema.
2.4.1 Compreendendo os Próximos Números para Contas a Pagar.
Quando um programa recupera um próximo número do Next Numbers - Automatic table (F0002), ele faz referência a uma linha específica na próxima tabela de números para o sistema apropriado. Se a próxima tabela de números ficar danificada ou se as entradas forem erroneamente excluídas, você deve configurar o próximo número para o programa apropriado na linha específica. Esta tabela fornece as informações necessárias para criar as próximas entradas de números para o sistema JD Edwards EnterpriseOne Accounts Payable:
2.4.2 Formulários Usados para Configurar Próximos Números para Contas a Pagar.
No formulário Trabalhar com Próximos Números, selecione Contas a Pagar.
2.4.3 Configurando Números Próximos de Contas a Pagar.
Acesse o formulário Set Up Next Numbers by System.
Dígito de verificação utilizado.
Selecione para especificar que o sistema adicione um número ao final de cada próximo número atribuído. Por exemplo, se você usar dígitos de verificação e o próximo número é 2, o sistema adiciona um dígito de verificação, como 7, fazendo os dois últimos números 27. A opção dígitos de verificação fornece um método para aumentar números aleatoriamente para evitar a atribuição de números transpostos . Neste exemplo, o sistema nunca atribuirá o próximo número 72 enquanto a opção de dígitos de verificação estiver ativada.
2.5 Configurando AAIs para Contas a Pagar.
Esta seção fornece visões gerais das AAIs para o sistema JD Edwards EnterpriseOne Accounts Payable e discute como configurar AAIs.
2.5.1 Compreendendo AAIs contas a pagar.
Cada vez que você insere uma transação para a qual o sistema deve criar entradas de diário, o sistema deve localizar os números de conta adequados. Isso faz isso revisando as tabelas AAI que correspondem à transação. No sistema JD Edwards EnterpriseOne Accounts Payable, por exemplo, se você inserir um voucher, o sistema localiza o item que contém números de conta para contas de comércio de AP.
O nome de um item AAI, como o PC, está codificado. Os itens AAI para o sistema JD Edwards EnterpriseOne Accounts Payable sempre começam com a letra P. Por exemplo, o PC é o item AAI para contas a pagar (conta comercial) e PB é o item AAI para banco a pagar. Cada item AAI possui códigos de conta consistindo em uma unidade de negócios, objeto e subsidiária, que são mapeados para o quadro de contas. Se você decidir não incluir uma unidade de negócios para uma AAI, a unidade de negócios do voucher é usada como parte do número da conta especificada.
Algumas AAI exigem que você defina um intervalo completo, consistindo em um item inicial e um AAI final. Por exemplo, para o item PX (usado para processamento 1099), o primeiro intervalo deve começar com PXyy01. Você deve encerrar o primeiro intervalo com PXyy02, o próximo número consecutivo. Defina o próximo intervalo, se necessário, para começar com PXyy03 e termine com PXyy04, e assim por diante.
Cada AAI possui uma ordem hierárquica na qual o sistema busca um número de conta. Por exemplo, se você inserir um voucher para a empresa 00100 e o código de compensação GL 30, o sistema determina qual conta de comércio de AP usar com base nesta hierarquia de pesquisa:
O sistema procura o item PCI da AAI para a empresa 00100 para localizar a conta comercial do AP.
Se o sistema não conseguir localizar este item AAI, o sistema procura o item PC30 para a empresa 00000.
Se o sistema não conseguir localizar este item AAI, o sistema retornará uma mensagem de erro que a AAI está faltando.
As subseções a seguir descrevem as AAIs usadas no sistema JD Edwards EnterpriseOne Accounts Payable.
2.5.1.1 Banco a pagar (PB)
É necessário um item AAI para a conta bancária padrão (PB). Este item especifica a conta bancária padrão que o sistema atribui se você não inserir um número de conta bancária quando você insere um voucher.
Se você tiver várias contas bancárias definidas para uma empresa, você pode definir uma compensação usando PByyyy (conta bancária a pagar). Se você usa PByyyy, você também deve definir o PCyyy (conta comercial a pagar) para o mesmo deslocamento.
Por exemplo, a empresa 1 possui duas contas bancárias: 1.1110.BEAR e 1.1110.FIB. Você define PBBEAR e PBFIB para apontar para a respectiva conta bancária. PCBEAR e PCFIB também devem existir na tabela AAI. Você pode, no entanto, apontá-los de volta à mesma conta definida no PC aaaa. Na entrada do voucher, você entraria no yyyy no campo Offset G / L na área de detalhes para especificar uma conta.
Por exemplo, a Universal Incorporated deve ser paga pelo OMNI National Bank, que não é o banco de contas a pagar padrão. Configure o código de compensação GL da OMNI no registro mestre do fornecedor ou em cada voucher da Universal Incorporated e configure estas AAIs:
2.5.1.2 Comércio a pagar (PC)
É necessário um item AAI para contas de contas a pagar (PC). Uma conta comercial a pagar é a conta de retenção ou compensação que você usa até pagar o voucher. Este item especifica a conta de comércio padrão que o sistema atribui a cada voucher se você não inserir uma conta comercial para o deslocamento GL quando você inserir o voucher.
O código de compensação de contas a pagar pode ser específico para um fornecedor, de modo que, ao inserir um voucher, o sistema usa o código de compensação do registro mestre do fornecedor.
Para contas comerciais, você precisa configurar:
Item AAI padrão para empresa 00000.
Itens específicos da empresa AAI.
Os códigos de deslocamento PCyyy (PCNOTE) para a empresa 00000.
Códigos de deslocamento específicos da empresa.
Esta tabela ilustra esta configuração:
(PER) Você deve configurar esta AAI para pagar automaticamente o pagamento do imposto (Sistema de Pago de Obligaciones Tributarias [SPOT]). Configure o AAI com o tipo de documento para os comprovantes SPOT, conforme definido no programa Legal Company Constants (P76P002). Por exemplo, se você configurar IG como o tipo de documento, configure esta AAI como PCIG.
2.5.1.3 Descontos a pagar disponíveis / perdidos (PKD / PKL)
É necessário um item AAI para descontos a pagar disponíveis (PKD) e para descontos pagáveis perdidos (PKL) se você fizer descontos. Esses itens especificam a conta de ganhos e perdas para descontos disponíveis e perdidos. Os descontos não são reconhecidos até que um pagamento seja publicado. O sistema usa PKD e PKL para os offsets que ele cria ao postar o pagamento.
Os descontos feitos são netos de descontos disponíveis e descontos perdidos. Tanto AAI PKD como seu item associado PKL podem apontar para o mesmo número de conta do razão geral. No momento do pagamento, o sistema escreve um crédito para o desconto disponível para qualquer conta associada à PKD. Se você não fizer desconto no momento do pagamento, o sistema também escreve um débito para qualquer conta associada à PKL.
Configure uma conta PKD e PKL padrão para a empresa 00000 ou uma conta PKD e PKL específica para cada empresa.
2.5.1.4 Despesa / comércio do log de voucher (PP / PQ)
Os itens AAI para distribuição preliminar (PP) e uma conta de comércio de suspense (PQ) são opcionais se você usar log de vouchers. O registro do voucher é uma característica do sistema JD Edwards EnterpriseOne Accounts Payable que permite inserir um voucher, mas adiar distribuição para uma conta de despesas GL, que normalmente é uma conta suspensa.
Esses itens especificam os valores padrão para despesas preliminares e contas de comércio de suspense quando você insere um voucher registrado. Se você não configurou o item PP, você deve inserir uma conta suspensa válida quando você inserir um voucher registrado. Se você não configurar o item PQ, o sistema usa a conta para o item PC quando você publica o voucher registrado.
Você designa o uso das contas comerciais de suspense no programa Nomes e Números da Empresa (P0010) no sistema de contabilidade geral JD Edwards EnterpriseOne:
Desmarque a caixa de verificação Usar conta suspensa no formulário Configuração da empresa para que o sistema use o item AAI da classe AP (PC) para pagar a responsabilidade em uma conta comercial regular.
Selecione a caixa de seleção Usar conta suspensa no formulário Configuração da empresa para que o sistema use o item AAI de registro de desconto (PQ) para enviar a responsabilidade a uma conta comercial de suspense.
Quando a conta de despesa preliminar é redistribuída para a conta de despesa real, o sistema ajusta a conta de comércio de suspenso (PQ) para a Conta comercial AP (PC).
Quando você conhece as contas de despesas para publicar o voucher, você usa a Redistribuição do Voucher JE para enviar o voucher. Você deve inserir manualmente a conta de despesas. O sistema:
Créditos a despesa preliminar (PP).
Dedica o suspense comercial AP (PQ).
Créditos do comércio AP (PC).
2.5.1.5 Exemplo de Registro de Vouchers.
Você insere um voucher no valor de 100 na Entrada de Registro de Vouchers. O sistema debita a conta de despesa preliminar no item AAI PP e credita a conta de suspensão comercial no item AAI PQ. Este gráfico mostra a entrada do diário inicial quando a conta de suspensão do comércio AP (PQ) é usada em vez da conta de comércio AP (PC).
Figura 2-1 Uso de AAI PP e PQ.
Quando você redistribuir o voucher, você debita uma conta de despesa. O sistema debita a conta de suspensão comercial da AP e credita a despesa preliminar e as contas de comércio de AP. Este gráfico mostra como debitar uma conta de despesas.
Figura 2-2 Redistribuindo o voucher.
Este gráfico mostra como o sistema completa a entrada do diário:
Figura 2-3 Entradas do sistema.
2.5.1.6 Rascunhos a pagar (PD)
AAIs definem regras para programas que geram automaticamente entradas de diário. Você deve configurar as AAI preliminares para cada empresa se você usar um número de conta diferente para isso. Ou seja, você não precisa configurar uma AAI para cada empresa se as empresas usarem a mesma conta. Se o sistema não encontrar uma AAI para uma empresa específica, ela usa a AAI da empresa 00000.
Um rascunho é uma promessa de pagar uma dívida. O processamento de rascunho é uma variação do processamento de pagamento automático e usa a mesma configuração.
O processamento de rascunhos usa uma única AAI que define a conta a pagar dos rascunhos. Esta conta atua como uma conta de retenção ou compensação até que você pague o rascunho. Quando você cria um rascunho, o sistema:
Debits AP trade.
Créditos a pagar.
Quando você paga o rascunho, o sistema:
Esboços de débitos a pagar.
Credites sua conta bancária.
Você configurou uma única AAI para a conta a pagar do rascunho (item PD), que o sistema usa como o valor padrão. Você também pode configurar uma AAI para cada instrumento de pagamento (item PDx, onde x é igual à UDC para um instrumento de pagamento).
2.5.1.7 1099s para o Método do Razão (PX)
O método GL usa AAIs para determinar os intervalos de números da conta GL para processamento 1099. Você deve editar os 1099 itens da AAI para alinhar seu plano de contas ao formulário e caixa correspondente do IRS.
Você deve definir esses itens AAI com base no tipo de formulários 1099 que você processa:
Forma 1099-MISC (Vários).
1099-DIV (Dividend and Distribution).
Formulário 1099-INT (juros).
Os itens AAI individuais estão associados a caixas no formulário 1099. Por exemplo, os valores UDC 04 / TR A1 a A9 (itens AAI PXA1xx através de PXA9xx) correspondem a 1099 caixas MISC 1 a 9. No entanto, o valor UDC 04 / TR AA (item AAI PXAAxx) corresponde à caixa 10 e AB e AC (Itens AAI PXABxx e PXACxx) correspondem à caixa 13. Além disso, o formulário 1099 DIV possui as caixas 2a, 2b, 2c e 2d que correspondem aos valores UDC 04 / TR 1A, 1B, 1C e 1D (itens AAI PX1Axx através de PX1Dxx ).
Cada par de itens AAI define o início e o fim de um intervalo de contas de objetos. Por exemplo, as Taxas de Advogados (caixa 13 no formulário 1099 MISC) são identificadas pelo intervalo de contas associadas aos itens AAI PXAC01 e PXAC02. Para identificar outras contas, use outro intervalo definido por PXAC03 e PXAC04, e assim por diante.
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